KI-Agenten und Workflows für Business Central

Typische Workflows mit Business Central

• Eingangsrechnungen in Business Central automatisieren

  Rechnungen aus E-Mail und PDF erkennen, mit Bestellung und Lieferant in Business Central abgleichen und zur Freigabe vorbereiten.

• Aufträge aus E-Mail und PDF

  Kundenbestellungen auslesen, Artikel und Konditionen in Business Central prüfen und den Auftrag als Entwurf anlegen.

• Liefertermine abgleichen

  Bestellungen in Business Central mit Lieferantenbestätigungen und Portalen vergleichen und Abweichungen melden.

• Stammdaten pflegen

  Änderungen an Kunden, Lieferanten und Artikeln aus E-Mails vorbereiten — Übernahme erst nach Freigabe.

• Auswertungen auf Zuruf

  Monatszahlen, offene Posten und Umsätze aus Business Central abfragen und zusammenfassen.

Business Central und die Systeme drumherum

Ein Vorgang endet selten im ERP. Uhrwerk verbindet Business Central mit den Systemen, in denen die Arbeit tatsächlich beginnt — vom Postfach bis zur Ablage.

• Dynamics 365 Business Central
• Microsoft Exchange Online
• Exchange On-Premises
• SharePoint
• OneDrive
• Microsoft Teams
• Microsoft Excel
• Microsoft Planner
• Power BI
• DATEV

Beispiele: So laufen Vorgänge mit Business Central

Vereinfachte Beispiele mit fiktiven Daten. Umfang und Machbarkeit prüfen wir für Ihr System.

1. 01

   Eingangsrechnung von der E-Mail bis Business Central

   Ausgangslage: Im Rechnungspostfach liegt RE-2026-08194 von Nordwerk als PDF.

   1. Uhrwerk liest Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Positionen, Beträge und Steuer aus.
   2. Uhrwerk gleicht die Rechnung mit Bestellung, Wareneingang und Kreditor in Business Central ab: Menge und Warenwert stimmen, die Fracht liegt 7,50 € über der Bestellung und innerhalb der Toleranz.
   3. Ein berechtigter Mitarbeiter prüft den Vorschlag und gibt ihn frei.
   4. Uhrwerk legt die Einkaufsrechnung mit Prüfvermerk in Business Central an und protokolliert jeden Schritt.

   Zur Freigabe

   Einkaufsrechnung anlegen

   Rechnung

   RE-2026-08194

   Bestellung

   EB-260731-1188

   Betrag netto

   4.942,50 €

   Abweichung

   +7,50 € Fracht, in Toleranz

2. 02

   Kundenbestellung aus der E-Mail als Verkaufsauftrag

   Ausgangslage: Hansa Bau bestellt per E-Mail 40 Flanschlager mit Wunschtermin 18.09., die Bestellung hängt als PDF an.

   1. Uhrwerk liest Kunde, Positionen, Mengen und Wunschtermin aus der Bestellung.
   2. Uhrwerk ordnet die Positionen den Artikeln in Business Central zu und prüft Preise, Konditionen und Verfügbarkeit.
   3. Eine Position nutzt eine alte Artikelnummer: Uhrwerk schlägt den hinterlegten Nachfolgeartikel vor und markiert ihn.
   4. Der Innendienst prüft den Entwurf und gibt ihn frei; Uhrwerk legt den Verkaufsauftrag an.

   Zur Freigabe

   Verkaufsauftrag anlegen

   Kunde

   Hansa Bau GmbH

   Positionen

   3, davon 1 Nachfolgeartikel

   Nettowert

   6.180,00 €

   Lieferdatum

   18.09.2026

3. 03

   Lieferantenpreise aktualisieren

   Ausgangslage: Nordwerk schickt eine neue Preisliste als PDF, gültig ab 01.09.

   1. Uhrwerk liest die Preisliste aus und ordnet die Lieferantenartikel den Artikeln in Business Central zu.
   2. Uhrwerk vergleicht die neuen Nettopreise mit den hinterlegten Einkaufspreisen und zeigt jede Änderung in Prozent.
   3. Der Einkauf prüft die Liste und gibt sie frei.
   4. Uhrwerk übernimmt die Einkaufspreise mit Gültigkeit ab 01.09. in Business Central.

   Zur Freigabe

   Einkaufspreise aktualisieren

   Kreditor

   Nordwerk Komponenten GmbH

   Betroffene Artikel

   3

   Änderung

   −1,0 % bis +3,8 %

   Gültig ab

   01.09.2026

4. 04

   Neue Bankverbindung eines Lieferanten absichern

   Ausgangslage: Elbwerk meldet per E-Mail eine neue Bankverbindung, zwei Zahlungen sind offen.

   1. Uhrwerk erkennt die Stammdatenänderung und prüft den Kreditor und seine offenen Posten in Business Central.
   2. Die Änderung ist nicht unabhängig bestätigt: Uhrwerk schlägt vor, die zwei offenen Zahlungen anzuhalten.
   3. Uhrwerk bereitet einen Rückruf an die im Kreditorenstamm hinterlegte Nummer und eine Vier-Augen-Prüfung vor.
   4. Bis zur zweiten Freigabe bleibt die bisherige Bankverbindung aktiv.

   Zur Freigabe

   Prüfvorgang für Elbwerk anlegen

   Kreditor

   K-10482 · Elbwerk

   Prüfweg

   Rückruf + Vier-Augen-Prüfung

   Angehalten

   2 Zahlungen · 19.200,00 €

   Bankverbindung

   Bisherige bleibt aktiv

5. 05

   Liefertermine abgleichen

   Ausgangslage: Über Nacht kommen elf Auftragsbestätigungen von Lieferanten herein.

   1. Uhrwerk liest Termine und Mengen aus den Bestätigungen.
   2. Uhrwerk vergleicht sie mit den offenen Einkaufsbestellungen in Business Central.
   3. Neun Bestätigungen passen. Zwei Termine liegen später, einer davon gefährdet einen Kundenauftrag.
   4. Der Einkauf sieht die Abweichungen gebündelt und gibt die neuen erwarteten Wareneingangsdaten frei.

   Zur Freigabe

   Wareneingangsdaten anpassen

   Bestätigungen

   11, davon 2 mit Abweichung

   Spätester Verzug

   +6 Arbeitstage

   Betroffen

   1 Verkaufsauftrag

   Nächster Schritt

   Kunde informieren

6. 06

   Reklamation und Rücksendung vorbereiten

   Ausgangslage: Meyer Verfahrenstechnik meldet eine Pumpe, die nach sechs Wochen ausgefallen ist.

   1. Uhrwerk ordnet Kunde, Lieferung, Artikel und Seriennummer in Business Central zu.
   2. Uhrwerk prüft Historie und Gewährleistung: noch 22 Monate, keine frühere Reklamation zu dieser Seriennummer.
   3. Nach Ihrem Prozess ist ein Vorabaustausch zulässig. Uhrwerk bereitet Verkaufsreklamation und Ersatzlieferung vor.
   4. Die Gutschrift bleibt offen, bis die technische Prüfung abgeschlossen ist.

   Zur Freigabe

   Verkaufsreklamation anlegen

   Debitor

   Meyer Verfahrenstechnik

   Artikel

   PU-5508-03 · Prozesspumpe

   Gewährleistung

   22 Monate verbleibend

   Nächster Schritt

   Vorabaustausch

So arbeitet Uhrwerk mit Business Central

1. 01

   Anbinden

   Über den Business-Central-Konnektor — für Business Central Online und On-Premises.

2. 02

   Rechte übernehmen

   Uhrwerk handelt nur im Rahmen Ihres bestehenden Berechtigungskonzepts.

3. 03

   Freigeben

   Buchungsrelevante Schritte gehen standardmäßig erst nach menschlicher Freigabe in Business Central. Hat sich ein Workflow bewährt, lassen sich einzelne Schritte gezielt automatisch übernehmen.

4. 04

   Nachvollziehen

   Jede Aktion wird protokolliert — wer, was, wann, auf welcher Grundlage.

Business Central Online und On-Premises

Für beide Varianten gibt es einen eigenen Konnektor. Mehrere Verbindungen pro Organisation sind möglich — etwa für verschiedene Mandanten, Umgebungen oder Unternehmen.

Sicherheit und Kontrolle

• Eigene Identität je Nutzer

  Jeder Nutzer verbindet sein eigenes Microsoft-Konto oder seinen eigenen NAV-Zugang. Zugangsdaten werden nie geteilt, es gelten seine Rechte in Business Central.

• Lesen frei, Schreiben mit Freigabe

  Abfragen laufen direkt. Anlegen, Ändern und unbekannte Aktionen warten auf die Freigabe eines berechtigten Mitarbeiters.

• Kein stilles Überschreiben

  Workflow-Änderungen werden nur geschrieben, wenn der Datensatz seit dem Lesen unverändert ist. Sonst meldet Uhrwerk einen Konflikt.

• Live statt Kopie

  Uhrwerk liest Business-Central-Daten live über die Schnittstelle und legt keinen eigenen Index Ihrer ERP-Daten an.

• Audit-Trail

  Zugriffe, Vorschläge und Freigaben werden protokolliert — wer, was, wann, auf welcher Grundlage.

• Zentral steuerbar

  Administratoren schalten Konnektoren und einzelne Operationen pro Organisation frei oder ab. Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert.

Schrittweise zur Automatisierung

1. 01

   Aufbereiten

   Uhrwerk liest, strukturiert und gleicht mit Business Central ab. Ihr Team bearbeitet den Vorgang wie gewohnt weiter.

2. 02

   Vorlegen

   Uhrwerk bereitet die konkrete Buchung oder Änderung vor. Ein zuständiger Mitarbeiter prüft und gibt frei.

3. 03

   Erledigen

   Bewährte Standardfälle laufen innerhalb klarer Regeln automatisch. Ausnahmen werden weiterhin eskaliert.

Compliance gehört zum System

Was Sie für Revision, Datenschutz und EU AI Act brauchen, liefert Uhrwerk mit — statt eines separaten Projekts.

• Risikoeinschätzung nach EU AI Act als Basis für Ihr KI-Register
• Revisionssichere Protokolle als Grundlage für GoBD-Nachweise
• Baustein für Ihre Verfahrensdokumentation
• Schulung zur KI-Kompetenz nach Art. 4
• Unterlagen für Datenschutz, Auftragsverarbeitung und Betriebsrat

Und Microsoft Copilot?

Copilot und Uhrwerk schließen sich nicht aus. Uhrwerk setzt dort an, wo ein Vorgang über Business Central hinausgeht — im Postfach, in PDFs, im DMS, in Excel und in weiteren Systemen — und führt ihn als wiederholbaren Workflow mit Freigaben durch.

Betrieb

• Business Central Online und On-Premises
• Hosting in der EU, in Ihrer Cloud oder on-prem
• DSGVO-konform mit Auftragsverarbeitung
• 200+ unterstützte Dateiformate
• Modellunabhängig, Fair-Use-Lizenz statt Token-Zähler

Häufige Fragen zu KI in Business Central

Ihren Business-Central-Prozess im Gespräch klären

Buchen Sie die 30-minütige ERP-Potenzialanalyse oder lassen Sie sich zurückrufen. Wir zeigen, welcher Ablauf sich lohnt — mit Ihren Systemen statt mit Folien.