Systemvorteil

Uhrwerk statt Tool-Zoo.

Typisch stehen Chat-Dienst, Automatisierungs-Baukasten und ein separates Compliance-Projekt nebeneinander. Bei Uhrwerk ist das alles in einem: Workflows in Ihren Systemen, mit Rechten, Logs und Freigaben.

Es arbeitet in Ihren Systemen.
Uhrwerk arbeitet auf ERP, Netzlaufwerken und Postfächern mit Ihrem bestehenden Berechtigungskonzept. Nutzer sehen nur, was sie sehen dürfen — ohne Inhalte in externe Chatfenster zu kopieren.
Es läuft in Ihrer Infrastruktur.
Daten bleiben bei Ihnen: EU-gehostet, in Ihrer Cloud oder on-prem, DSGVO-konform mit Auftragsverarbeitung und klaren Aufbewahrungszonen. Öffentliche Chat-Dienste laufen in der Anbieter-Cloud — ohne ERP-Anbindung und ohne Ihr Rechtekonzept.
Abläufe bleiben nachvollziehbar.
Geführte Prozesse mit protokollierten Ergebnissen statt improvisierter Einzelprompts. Workflows sind wiederholbar und auditierbar — nicht abhängig von dem, was jemand gerade in den Chat tippt.

Der Betrieb ist betreut.
Setup, Betrieb und Wartung übernehmen wir. Sie brauchen kein internes Automatisierungs-Know-how und tragen nicht das Wartungsrisiko bei Schnittstellenwechseln. Key User können Workflows innerhalb klarer Guardrails (Rechte, Freigaben, Logging) selbst anpassen — mit schlankerer Einarbeitung als bei klassischen Baukästen.
Qualitätssicherung ist eingebaut.
Menschliche Freigabe an kritischen Stellen, mehrstufige Protokollierung und Self-Healing bei Prozessfehlern. In einem Standard-Baukasten müssten Sie das alles selbst bauen und pflegen.
Logik bleibt wiederverwendbar.
Einmal gebaute Logik wird über standardisierte Datenformate übertragen und angepasst — Setup-Aufwand wiederholt sich nicht. Artikel-Matching aus dem Bestellanforderungs-Assistenten kann z. B. für Artikelzuordnung im Angebotssystem wiederverwendet werden.
Das Modell bleibt austauschbar.
Wir wählen das leistungsfähigste und wirtschaftlichste Sprachmodell auf Basis laufender interner Vergleichstests. Sie sind nicht an einen einzelnen KI-Anbieter gebunden.
Die Nutzung bleibt kalkulierbar.
Verbrauchskosten liegen im Lizenzmodell (Fair-Use). Unsere Interessen sind an Effizienz ausgerichtet — nicht an hohem Verbrauch. So können wir zu besseren oder günstigeren Modellen wechseln, ohne jedes Mal ein Projekt aufzusetzen.

Der Rahmen gilt bereits.
Transparenz und KI-Kompetenz gelten bereits; wer Workflows ohne belastbare Dokumentation betreibt, riskiert Bußgelder und Mitbestimmungskonflikte. Deshalb liefern wir Risikoeinordnung, Protokolle, Schulung und Unterlagen mit — damit Sie den Rahmen mit vertretbarem Aufwand erfüllen. Unsere kaufmännischen Workflows mit menschlicher Freigabe sind keine Hochrisiko-Systeme nach Anhang III; die verbleibenden Pflichten (Art. 4, Art. 50) bauen wir von vornherein ein.

Praktische Stolpersteine

Menschliche Kontrolle muss echt sein.
Ein Freigabe-Klick reicht nicht. Die freigebende Person braucht Wissen, Dateneinsicht, Zeit und die tatsächliche Befugnis abzuweichen — im Sinne von Art. 22 DSGVO und der SCHUFA-Rechtsprechung.
Mitbestimmung greift trotzdem.
Systeme, die objektiv geeignet sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen — schon durch Logs, wer was freigegeben hat —, unterliegen der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Besteht ein Betriebsrat, ist er einzubeziehen; er kann Sachverständige hinzuziehen.
Die Buchführung muss stimmen.
Sobald KI in buchhaltungsrelevante Schritte eingreift, müssen Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und aktuelle Verfahrensdokumentation nach GoBD so gesichert sein, dass ein Drittprüfer dem Prozess folgen kann.
Datenschutz bleibt relevant.
Bei personenbezogenen Daten braucht es eine dokumentierte Schwellwertanalyse zur DSFA und einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Betrieb in Ihrer Infrastruktur reduziert diesen Umfang erheblich.
Der Sanktionsrahmen ist real.
Verstöße gegen Betreiber- und Transparenzpflichten können mit Bußgeldern bis 15 Mio. € oder 3 % des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden. Verlässliche Dokumentation ist wichtiger als Alarmismus.

Was mitgeliefert wird

Einordnung und Dokumentation je Workflow
Risikoeinschätzung mit Begründung, warum Anwendungsfälle nicht hochriskant sind — als Basis für Ihr KI-Register, das wir vorausgefüllt liefern.
Menschliche Kontrolle als Konstruktionsprinzip
Vorschläge, Freigaben und Abweichungen sind technisch getrennt und protokolliert. Auswertungen zeigen, wie oft Vorschläge geändert werden — Nachweis wirksamer Kontrolle.
Protokollierung und Nachvollziehbarkeit
Revisionssichere Ablage von Eingaben, Vorschlägen, Freigaben und Änderungen — technische Grundlage für GoBD und Datenschutz-Nachweise.
Beitrag zur Verfahrensdokumentation
Technische Beschreibung von Datenflüssen, Verarbeitungsschritten, Speicherorten und Kontrollen als Baustein Ihrer Gesamt-Verfahrensdokumentation.
Schulung zur KI-Kompetenz nach Art. 4
Rollenspezifische Schulungen zu den eingesetzten Workflows, inkl. Dokumentation und jährlicher Auffrischung.
Unterlagen für Datenschutz und Mitbestimmung
Systembeschreibungen, Datenkategorien, Logging-Übersichten, AVV sowie verständliche Unterlagen für Betriebsvereinbarungen und Fachprüfungen.
Transparenz über eingesetzte Modelle
Klar, welche Modelle wofür laufen und wo verarbeitet wird. On-prem bleibt die Verarbeitung im Haus.
Mitgedacht von Anfang an
Dokumentation, technische Nachweise und Schulung gehören zum System — damit Sie Ihre Betreiber- und Datenschutzpflichten klar und prüffähig wahrnehmen können.